Captura de gastos de viaje (Viáticos) que validan el XML y al final crean la póliza en COI

Viáticos Aspel

Portal de comprobación de viáticos y registro automático en coi y sae con las siguientes funcionalidades:

Sabemos que la comprobación de viáticos es un verdadero dolor de cabeza a raiz de la implementacion del CFDI y de la exigencia de asegurar la deducibilidad de los gastos, por tal motivo, hemos desarrollado un completo sistema que se integra 100% con COI para facilitar enormemente la vida de los capturistas ya sea directamente de los empleados que hacen el gasto o de su personal de CxP asegurando en todo momento que lo que capturen cumple con sus reglas de control interno

* Los usuarios accesan desde cualquier dispositivo móvil y suben de forma masiva sus PDF´s y XML´s
* Validación de comprobantes esté vigente en el SAT(No cancelado).
* Que no haya sido alterado (forma y sintaxis de acuerdo al anexo 20, ya integrado el nuevo CFDI 3.3)
* Que no provenga de un RFC en lista negra
* Que haya sido facturado al RFC de la empresa
* Que no haya sido capturado anteriormente y que no haya sido integrado en la contabilidad
* Validación de Addendas contra cualquier tabla de correlación como productos, montos, números de serie, etc.
* Bóveda digital de CFDI´s para su rápida consulta en el futuro en caso de revisiones.
* Se comprueba que por cada PDF tenga su correspondiente XML ( Y viceversa)
* DE cada XML se extraen las partidas, los impuestos y el gran total
* Se permite la captura de gastos no deducibles (Si así se configura el sistema)
* Se validan topes de gasto por concepto de gasto, por usuario o de acuerdo a un presupuesto
* Una vez que el gasto es capturado se notifica al jefe del usuario y/o al responsable de la captura de gastos para integrarlo en la contabilidad o a través de su dispositivo móvil generando de inmediato la póliza en COI con la captura del UUID del CFDI más el guardado del XML internamente en COI.
* Puede cerrar la captura de gastos en determinada fecha a fin de mes y abrirlo hasta X dia del mes para que no le afecte en sus procesos de cierre contable acostumbrando a sus usuarios a esta restricción.
* La parametrización de las cuentas contables se puede hacer por usuario, tipo de gasto o si es gasto o costo.
* El acceso puede hacerse con una lista personalizable de usuarios y contraseñas, tomarla del directorio activo o tomar los usuarios de NOI permitiendo la parametrización por puestos, haciendo mucho más sencilla la administración de los mismos.
de la red para entrar a Windows)

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Cómo funciona

En el propio servidor de tu empresa y sin almacenar absolutamente nada en terceros lugares, se instala el programa que puede ser accesado desde cualquier dispositivo móvil o computadora. Los empleados tendrán a su disposición una plataforma que funciona los 365 dias del año las 24 horas del dia

El empleado que realizó el gasto o su secretaria se identifica en el sistema y selecciona "Captura de viáticos"
Se toman los posibles depósitos previos a la cuenta del empleado y se obtiene el monto máximo por gasto
Arrastra tantos comprobantes PDF's y XML's al sistema como desee El sistema valida cada uno de los XML's, valida forma y sintaxis de acuerdo al anexo 20, que este se encuentre vigente, que no provenga de RFC's en lista negra, que haya sido facturado al RFC de la empresa y que el UUID no haya sido integrado previamente en la contabilidad
Si el usuario tiene permitido la captura de gastos no deducibles, se habilita la casilla para hacerlo y se pide desglosar estos gastos partida por partida con una breve descripción del gasto En cada partida que capture el usuario se validan las reglas específicas de su empresa, montos máximos, presupuesto, etc. Si alguna partida excede los montos máximos autorizados, se registra el gasto completo pero se informa puntualmente el gasto exacto que hay que depositarle al empleado.
Al finalizar se guarda todo en el sistema y se eperan las autorizaciones que pueden ser tantas como usted lo requiera, disparándose correos a los autorizadores como puede ser el jefe inmediato, el gerente del área, el analista de cuentas x pagar, etc con la prepóliza en COI (Requiere configuración previa por usuario o por tipo de gasto)
Una vez que todos los autorizadores aceptaron el gasto, se integra automáticamente la póliza en COI, se anexa el CFDI y se guardan los archivos PDF y XML en una bóveda del propio sistema.

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Beneficios

Control

Sus empleados se preocuparán por meter en tiempo y forma sus comprobantes ya que ellos son los únicos responsables de que se le de trámite a su gasto. No lo meten, no hay reintegro o pago.

Rapidez

El ejército de capturistas de viáticos podrán hacer ahora cosas realmente productivas para su empresa ya que los gastos se capturan por el originador y no por su personal administrativo

Tranquilidad

Despreocúpese de capturar en su contabilidad gastos que posteriormente sean imputados por la autoridad. Todos los CFDI´s se validan al 100%

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